1 Uitnodigings-e-mail
2 Inloggen
3 Contactgegevens controleren
4 Openingstijden
5 Arbeidstarief
6 Leverancier
7 Monteur toevoegen
8 Algemene voorwaarden
9 Factuurnummerreeks werkkaart toevoegen
10 Betaalmethode toevoegen
10.1 Vervolg betaalmethode toevoegen
11 Bandenwissel
12 Module In- en verkoop: Voertuiginkoop factuurnummerreeks toevoegen
Notificatie
13 Module In- en verkoop: Voertuigverkoop factuurnummerreeks toevoegen
Klaar
Om je digitale omgeving optimaal te kunnen gebruiken, moet je eerst de gehele setup eenmalig doorlopen. Het kan zijn dat je bepaalde modules niet aan hebt staan, maar die verschijnen dan ook niet in de setup. In deze handleiding behandelen we alle onderdelen en modules.
1 Uitnodigings-e-mail
We gaan je CarSys inrichten met behulp van de setup wizard. Je hebt een uitnodigings-e-mail voor je digitale omgeving gekregen. In deze e-mail kun je de gebruikersnaam en wachtwoord vinden waarmee je voor het eerst kunt inloggen. Door op de knop Naar mijn account te klikken worden de gegevens automatisch ingevuld, maar je kunt de gegevens ook handmatig invullen op de inlogpagina van CarSys.
Klik op de blauwe button Naar mijn account.
2 Inloggen
Je inlognaam (het e-mailadres) en het wachtwoord zijn automatisch ingevuld. Klik op Inloggen. Je moet het wachtwoord dan direct wijzigen.
Kies een wachtwoord dat aan de eisen voldoet en bevestig dit wachtwoord in het onderste veld. Naast het veld kun je zien waar het wachtwoord aan moet voldoen en of jouw gekozen wachtwoord aan deze eisen voldoet.
Je hebt een nieuw wachtwoord gekozen dat aan de eisen voldoet. Klik op wijzigen. Je komt op het dashboard van de digitale omgeving terecht.
Klik op verder.
3 Contactgegevens controleren
Controleer de contactgegevens en vul zo nodig in of aan.
1: Controleer of de informatie correct is en vul zo nodig in of aan.
2: Scrol naar beneden om aan te geven dat het contactadres afwijkt van het bezoekadres als dit van toepassing is.
3: Klik op verder.
4 Openingstijden
Openingstijden worden gebruikt om de beschikbaarheid van je garage te berekenen (i.c.m. het aantal medewerkers), zodat je op deze uren afspraken kunt inplannen. De openingstijden zijn ook op de factuur te vinden. Klik op Openingstijden toevoegen.
1: Vink de dagen dat het bedrijf open is aan, zodat de velden actief worden. Vul de start- en eindtijden in. De duur en het totaal in uren verschijnen dan automatisch in de velden.
2: Klik op de button om een pauze toe te voegen. (optioneel)
3: Klik op verder als je klaar bent.
5 Arbeidstarief
Het arbeidstarief wordt gebruikt om prijzen voor offertes te berekenen. Extra tarieven kun je later in de instellingen toevoegen.
1: Vul het uurtarief van je garage in.
2: Klik op verder.
6 Leverancier
Wanneer je bestellingen gaat aanmaken, bestel je artikelen bij een leverancier. Door een leverancier te selecteren, kunnen de gewenste artikelen met je account besteld worden.
Klik op bestelaccount toevoegen.
1: Typ de naam van de gewenste leverancier in het zoekveld.
OF
2: Selecteer de gewenste leverancier in de lijst en klik deze aan.
1: Vul de gegevens in.
2: Klik op bestelaccount toevoegen.
1: Het gekozen bestelaccount is toegevoegd.
2: Klik op de button om nog een extra bestelaccount toe te voegen. (optioneel)
3: Klik op verder.
7 Monteur toevoegen
Er moet minstens één medewerker zijn met de functie ‘monteur’. Op basis van het aantal monteurs en de openingstijden van je garage, wordt de beschikbaarheid berekend. Daarbij zijn de monteurs te selecteren bij het plannen van de afspraak op een werkkaart.
Klik op het plusje.
1: Vul de voornaam in. (verplicht)
2: Vul het voorvoegsel in als dit van toepassing is.
3: Vul de achternaam in. (verplicht)
4: Vul het e-mailadres in. (verplicht) Dit is nodig om de medewerker uit te kunnen nodigen voor CarSys.
5: Selecteer een profielkleur voor de medewerker. (optioneel) Hiermee is de monteur herkenbaar op verschillende plekken, zoals de agenda en het klokscherm.
6: Klik op het kruisje om de gegevens te verwijderen.
7: Klik op het plusje om nog een medewerker toe te voegen.
8: Klik op verder als je klaar bent.
8 Algemene voorwaarden
Accepteer de algemene voorwaarden om gebruik te maken van CarSys en HaynesPro.
1: Vink het vakje aan.
2: Vink het vakje aan. De button verder wordt dan actief.
3: Klik op verder.
Hierna gaat de setup over op de setup-balk op het dashboard. Het is afhankelijk van de modules die je aan hebt staan, welke stappen je nog te zien krijgt.
9 Factuurnummerreeks werkkaart toevoegen
Om facturen aan te maken van een werkkaart, is het nodig om een factuurnummering te hebben. We raden je aan om een factuurnummerreeks aan te maken.
Klik op Factuurnummerreeks werkkaarten toevoegen.
Factuurnummers bestaan uit drie delen: een voorvoegsel van het jaar, optionele statische getallen en een oplopend nummer. Het factuurnummer kan uit maximaal negen nummers bestaan: twee of vier getallen van het jaar, maximaal twee extra getallen en minstens vijf getallen voor het oplopende nummer.
Voorbeeld geconfigureerd factuurnummer:
2208637
1: Het drop-downmenu staat automatisch ingesteld op Externe werkplaatsfactuur. Gebruik het drop-downmenu om een ander factuurtype te kiezen. (verplicht)
2: Vul het jaartal in. (verplicht)
3: Vul het volgnummer in.
4: Gebruik het drop-downmenu om het formaat van het jaar te kiezen: YY of YYYY (verplicht)
5: Vul het formaat van extra getallen in (optioneel)
6: Gebruik het drop-downmenu om het nummerformaat te selecteren: NNNNN (12345), NNNNNN (123456) or NNNNNNN (1234567)
7: Vink het vakje aan om de vernieuwing van de factuurnummers te automatiseren.
8: Klik op Opslaan (of Opslaan & afsluiten) als je klaar bent.
Je krijgt een notificatie te zien die bevestigt dat de factuurnummerreeks succesvol is aangemaakt.
10 Betaalmethode toevoegen
Om te kunnen zien hoe een factuur betaald is, heb je een betaalmethode nodig.
1: Klik op Betaalmethode toevoegen. (zie 10.1 Vervolg betaalmethode)
OF
2: Klik op Volgende om deze stap over te slaan. (zie afbeelding hieronder)
Je hebt op Volgende geklikt. Je kunt nu deze stap doen, weer op Volgende klikken om deze stap ook over te slaan of op Vorige klikken om de vorige stap alsnog te voltooien.
10.1 Vervolg betaalmethoden
1: Vul de code van de betaalmethode in, zoals: PIN
2: Vul de naam van de betaalmethode in, zoals: Pinnen. Deze naam wordt zichtbaar als je een betaling toevoegt aan een factuur.
3: Vul de omschrijving van de betaalmethode in, zoals: Betalen met een pinpas.
4: ‘is ingeschakeld’ staat automatisch aangevinkt. Dit betekent dat deze methode zichtbaar is als je een betaling toevoegt aan een factuur. Je kunt een betaalmethode ook uitschakelen.
5: Vink het vakje aan om deze betaalmethode uit te sluiten van journaalexports, bijvoorbeeld voor bankboekingen.
6: Klik op Opslaan (of Opslaan & Afsluiten) als je klaar bent.
Je krijgt een notificatie te zien die bevestigt dat de betaalmethode succesvol is aangemaakt. Deze betaalmethode wordt dan toegevoegd aan de lijst met betaalmethoden.
11 Bandenwissel
Voordat je een bandenwissel kunt uitvoeren, zijn er een aantal instellingen die je moet selecteren en invoeren.
Klik op Bandenwissel instellen.
Je gaat hier instellen wanneer je een waarschuwing in het systeem te zien krijgt als je een nieuwe werkkaart aanmaakt.
1: Vink de vakjes aan en stel een aantal millimeter profieldiepte van de betreffende band in.
2: Vink de vakjes aan en gebruik het drop-downmenu om de betreffende maanden te selecteren.
3: (!) Dit drop-downmenu is om een verrichting te kiezen waar een bandenwissel in zit, maar die heb je nog niet aangemaakt. Deze verrichting komt op de werkkaart te staan zodra je een bandenwissel (op de werkkaart) hebt uitgevoerd. In Instellingen kun je onder Werkkaartinstellingen de werkkaartactiviteiten instellen.
4: Klik op Opslaan (of Opslaan & Afsluiten) als je klaar bent.
Je krijgt een notificatie te zien die bevestigt dat de bandenwisselinstellingen zijn bijgewerkt.
12 Module In- en verkoop: Voertuiginkoop factuurnummerreeks toevoegen
Om facturen aan te maken tijdens het inkopen van een voertuig, is het nodig om een factuurnummering te hebben. We raden je aan om een factuurnummerreeks aan te maken.
Klik op Voertuiginkoop factuurnummerreeks toevoegen.
Factuurnummers bestaan uit drie delen: een voorvoegsel van het jaar, optionele statische getallen en een oplopend nummer. Het factuurnummer kan uit maximaal negen nummers bestaan: twee of vier getallen van het jaar, maximaal twee extra getallen en minstens vijf getallen voor het oplopende nummer.
Voorbeeld geconfigureerd factuurnummer:
2201049
1: Het drop-downmenu staat automatisch ingesteld op Voertuiginkoopverklaring. Gebruik het drop-downmenu om een ander factuurtype te kiezen. (verplicht)
2: Vul het jaartal in. (verplicht)
3: Vul het volgnummer in.
4: Gebruik het drop-downmenu om het formaat van het jaar te kiezen: YY of YYYY (verplicht)
5: Vul het formaat van extra getallen in (optioneel)
6: Gebruik het drop-downmenu om het nummerformaat te selecteren: NNNNN (12345), NNNNNN (123456) or NNNNNNN (1234567)
7: Vink het vakje aan om de vernieuwing van de factuurnummers te automatiseren.
8: Klik op Opslaan (of Opslaan & afsluiten) als je klaar bent.
Je krijgt een notificatie te zien die bevestigt dat de factuurnummerreeks succesvol is aangemaakt. Ga naar het dashboard.
Notificatie
Als je een formaat probeert te maken dat al in gebruik is, krijg je een notificatie te zien. Pas in dat geval iets aan in het formaat.
13 Module In- en verkoop: Voertuigverkoop factuurnummerreeks toevoegen
Om facturen aan te maken tijdens het verkopen van een voertuig, is het nodig om een factuurnummering te hebben. We raden je aan om een factuurnummerreeks aan te maken.
Klik op Voertuigverkoop factuurnummerreeks toevoegen.
1: Het drop-downmenu staat automatisch ingesteld op Voertuigverkoopverklaring. Gebruik het drop-downmenu om een ander factuurtype te kiezen. (verplicht)
2: Vul het jaartal in. (verplicht)
3: Vul het volgnummer in.
4: Gebruik het drop-downmenu om het formaat van het jaar te kiezen: YY of YYYY (verplicht)
5: Vul het formaat van extra getallen in (optioneel)
6: Gebruik het drop-downmenu om het nummerformaat te selecteren: NNNNN (12345), NNNNNN (123456) or NNNNNNN (1234567)
7: Vink het vakje aan om de vernieuwing van de factuurnummers te automatiseren.
8: Klik op Opslaan (of Opslaan & afsluiten) als je klaar bent.
Als je een geldig formaat aanmaakt, zie je een notificatie die bevestigt dat de factuurnummerreeks succesvol is aangemaakt.
Klaar
Je bent nu door de setup wizard heen en je digitale garage is voldoende ingericht om aan de slag te kunnen. In Instellingen kun je dingen wijzigen of nieuwe instellingen toevoegen.